Разработка чат-ботов для бизнеса

// ТОЧКА А:
Управляющая компания сети франшизных точек в Москве столкнулась с вызовом в управлении своим линейным персоналом — уборщицами, водителями, курьерами, разнорабочими и другими сотрудниками, работающими в различных локациях. До недавнего времени контроль посещаемости и выполнения задач осуществлялся вручную. Сотрудники отправляли фотоотчеты в группы Telegram, а управляющие точки ежедневно просматривали сотни таких сообщений для проверки.

// ПРОБЛЕМАТИКА:
Существующие методы контроля были громоздкими и неэффективными:

• Отсутствие стандартизации: Сотрудники предоставляли отчеты в произвольной форме, что затрудняло их быструю обработку. При наличии конкретного перечня работ для каждой смены, не всегда было понятно, что именно и в каком объеме выполнено.
• Трудозатраты управляющих: Управляющие точек тратили до 1-2 часов в день на непрерывный просмотр и проверку отметок. Эти часы не были цельным рабочим временем, а представляли собой постоянное отвлечение в течение всего дня, поскольку отметки поступали бессистемно.
• Сложность выявления нарушений: Выявить сотрудника, который не выполнил свою работу или допустил промах, было крайне тяжело, так как вся история хранилась в разрозненных чатах. Для анализа потребовалась бы значительная ручная работа по поиску и сопоставлению информации. Это приводило к потере данных и снижению общего уровня дисциплины и качества выполнения работ.

// ЦЕЛЬ СОТРУДНИЧЕСТВА:
Основной целью сотрудничества стало создание Telegram-бота, который бы значительно снизил нагрузку на управляющих и автоматизировал процесс ежедневного контроля персонала.

// ЧТО МЫ СДЕЛАЛИ:
Для достижения поставленной цели наша команда реализовала комплексное решение:

• Разработка централизованной базы данных: Создали масштабируемую базу данных для сбора всех отметок сотрудников, которая позволяла управляющим точек удобно фильтровать, просматривать и анализировать информацию. Это обеспечило единое хранилище для всех операционных данных.
• Разработка интеллектуального Telegram-бота: Создали бота, способного по номеру телефона сотрудника и данным геолокации автоматически определять его местонахождение и привязывать отметку к конкретной точке. Это исключило возможность фальсификации данных о присутствии.
• Систематизация задач: Собрали и зафиксировали все задачи сотрудников в стандартизированные списки внутри системы бота. Теперь каждый сотрудник получал четкий перечень работ, а управляющий мог легко проверить их выполнение по утвержденному шаблону.

// ТОЧКА Б — ИТОГ СОТРУДНИЧЕСТВА:
Мы разработали и внедрили комплексное решение, которое полностью автоматизировало контроль прихода и ухода сотрудников, выдачу задач, подтверждение их выполнения и сохранение всей истории отметок. Созданное решение позволило:

• Снять нагрузку с управляющих точками: Время, ранее затрачиваемое на ручной контроль, сократилось в среднем на 80%, что позволило управляющим сосредоточиться на стратегических задачах и развитии точек.
• Стандартизировать отчетность: Все отчеты теперь приходят в едином формате, что значительно упрощает их обработку и анализ.
• Повысить прозрачность и дисциплину: Благодаря автоматическому сбору данных и наличию полной истории по каждому сотруднику, управляющая компания получила прозрачную картину работы персонала, что привело к улучшению дисциплины и качества выполнения задач.
• Улучшить качество выполнения работ: Теперь система четко фиксирует выполнение каждой задачи, что мотивирует сотрудников к более полному и качественному соблюдению стандартов.
• Обеспечить мгновенный доступ к данным: Управляющие и руководство компании получили возможность в любой момент просмотреть историю активности любого сотрудника или всей точки, что критически важно для принятия оперативных решений.